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Neuer Mitarbeiter zieht bei der UKBS ein

Wowi – der Chatbot für die Wohnungswirtschaft

Das Wort „Digitalisierung“ ist in aller Munde und macht auch vor der Wohnungswirtschaft nicht halt. Als eines der ersten Wohnungsunternehmen in NRW ist die Unnaer Kreis-Bau- und Siedlungsgesellschaft (UKBS) auf den Zug der Digitalisierung aufgesprungen und hat in Zusammenarbeit mit der VIVAI Software AG den Mieterservice 2.0 ins Leben gerufen. Über den Chatbot Wowi auf der Unternehmenswebseite können Mieter auch außerhalb der Geschäftszeiten Schäden melden, Einzelheiten aus der Hausordnung erfragen oder Beschwerden einreichen. Und die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt ...
Wowi UKBS © UKBS

Pünktlich zum Jahreswechsel ist die Webseite www.ukbs.de der UKBS in ihrem neuen Design online gegangen. Im Zuge der Neustrukturierung wurde nicht nur der Webseite ein neues Gewand verpasst, sondern auch das Mieterportal erstrahlt jetzt in einem neuen, modernen Look.

Schnelle Hilfe, rund um die Uhr

„Als neuer Mitbewohner und Mitarbeiter auf unserer Webseite ist unser digitaler Kollege Wowi bei uns eingezogen. Er steht den Mietern täglich 24 Stunden mit Rat und Tat zur Seite, denn als Chatbot braucht Wowi keinen Schlaf. Über Wowi können unsere Mieter auch außerhalb unserer offiziellen Geschäftszeiten einen Schaden melden, Einzelheiten aus ihrem Mietvertrag oder der Hausordnung erfragen, eine Beschwerde einreichen oder kleinere Problemchen, wie einen gluckernden Heizkörper, per Schritt für- Schritt-Anleitung einfach selber lösen“, lobt Alexander Krawczyk, Prokurist der UKBS.

Von der Wohnungswirtschaft an die Wohnungswirtschaft

Wowi ist speziell auf die Wohnungswirtschaft trainiert – quasi von der Wohnungswirtschaft an die Wohnungswirtschaft! „Ziel war es, unser ServiceCenter zu entlasten, damit sich unsere Mitarbeiter wieder den ,wichtigeren‘ Aufgaben widmen können, und trotzdem die Bedürfnisse unserer Kunden nach sofortiger Hilfe nicht zu vernachlässigen. Mit diesen Herausforderungen im Gepäck ist in vielen Gesprächen und Abstimmungen mit Herrn Horster-Möller von VIVAI unser Wowi entstanden“, erläutert Krawczyk.

Erfahrungen aus der Praxis

UKBS mbH

Allerdings war der Weg zum heutigen Wissensstand von Wowi alles andere als eine leichte Aufgabe. Über ein Jahr Entwicklungsarbeit zwischen der UKBS und der VIVAI Software AG sind in Wowi geflossen. „Zahlreiche Stunden Programmierarbeit, Wissensabgleich und Abstimmungen mit einem Datenschutzbeauftragten haben sich aber mehr als gelohnt“, freut sich Krawczyk.

Daneben gab und gibt es natürlich noch einige Verständigungsprobleme zwischen Mietern und Wowi. Auf Mieterseite muss eine Sensibilisierung dafür erfolgen, dass Wowi nicht ganze Aufsätze sofort korrekt bearbeiten kann. Von Vorteil sind hier kurze, prägnante Schlagwörter wie „Beschwerde“, „Schadensmeldung“ oder „Vermieterbescheinigung“. Aktuell wird Wowi auch eher von neugierigen Interessenten und Interessierten genutzt, wobei der Kontakt nach der Datenschutzabfrage schnell abbricht. „Hier braucht wirklich keiner Scheu haben. Alle Chats und Daten werden von uns vertraulich und DSGVO konform behandelt“, so Krawczyk. Primär erreichen Wowi Fragen zur Wohnungssuche. So lässt sich natürlich das komplette Potenzial von Wowi schlecht entfalten. Denn hinter Wowi steht neben einer KI eine komplette Datenbank mit Daten, die jederzeit abrufbereit sind. Sei es zu Fragen rund um den Mietvertrag oder verknüpfte Dokumente. „Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt!“, visioniert Thomas Horster-Möller, Vorstandsvorsitzender der VIVAI Software AG, der Wowi das digitale Leben eingehaucht hat. Neben den genannten Topics hat Wowi auch einige „EasterEggs“ versteckt und kann so beispielsweise Smalltalk halten, Witze erzählen oder Zitate und Slogans raushauen. Zurzeit zählt die UKBS auf die Anbindung von Wowi an den Whatsapp-Manager und die Telefonanlage. „Hier sehe ich die beste Möglichkeit, mit unseren Mietern zu kommunizieren, da Whatsapp in unserem Unternehmen stark frequentiert ist“, erläutert Krawczyk.

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