Verschwundene Unterlagen beim Jobcenter? Dokumente machen Umweg über Köln nach Bork

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Eine Frau aus Selm steht vor Gericht, weil sie zu Unrecht Leistungen kassiert haben soll. Liegt es an ihr oder am Briefkasten des Jobcenters? Der Weg der Dokumente ist jedenfalls lang.

Selm

, 06.03.2020, 21:30 Uhr / Lesedauer: 4 min

Sven Kemmler sitzt vor einem Tisch in der Redaktion und sagt: „Ich würde es ja selbst nicht glauben, wenn ich es nicht erlebt hätte.“ Der Selmer hat sich gemeldet, nachdem unsere Redaktion über den Fall einer 53-Jährigen Selmerin berichtet hatte, der vorgeworfen wird, sie habe 4000 Euro an staatlichen Leistungen zu unrecht vom Jobcenter kassiert.

Sie beteuerte vor dem Amtsgericht in Lünen ihren Arbeitsvertrag mehrfach in den Briefkasten des Selmer Jobcenters geworfen - und so angezeigt zu haben, dass sie die Leistungen des Jobcenters nicht mehr benötigt. Als Zeugin für diesen Vorgang benannte sie ihre Chefin.

Die Selmerin gab zudem an, dass sie nicht merkte, dass sie weiterhin Geld erhielt, da das Geld auf ein Pfändungskonto geflossen sei. Ein Urteil ist in dem Fall noch nicht gesprochen. Das Gericht sah weiteren Klärungsbedarf und will den Fall noch einmal komplett neu aufrollen.

Es ist nicht unwahrscheinlich, sagt der Selmer

Aus seiner eigenen Erfahrung heraus sagt Sven Kemmler: „Es ist nicht unwahrscheinlich, dass die Beschuldigte hier recht hat.“ Für ihn sei der Briefkasten vor dem Jobcenter „eher eine Art Dokumentenvernichter als ein Briefkasten.“ Der 50-Jährige arbeitet, bezieht aber als so genannte Aufstocker Leistungen vom Jobcenter, zwischendurch konnte er wegen einer chronischen Krankheit auch gar nicht arbeiten.

Er hat, so sagt er, seit etwa fünf bis sechs Jahren - mit Unterbrechungen - mit dem Jobcenter zu tun. Gemeinsam mit seiner Frau, die zwischendurch ebenfalls Leistungen bezogen hat, schätzt er, dass im Laufe der Zeit etwa 50 bis 60 eingereichte Unterlagen verschwunden seien.

Einen Gesundheitsfragebogen habe er zum Beispiel bereits fünfmal eingereicht. Dieser sei aber mindestens viermal verschwunden. „Wo soll der sein?“, fragt sich Sven Kemmler, dem unwohl bei dem Gedanken ist, dass niemand ihm sagen kann, was mit seinen vertraulichen, gesundheitlichen Daten passiert ist. „Die können jetzt überall sein“, sagt er. Zwischen dem Postkasten und dem Arbeitsplatz seines Sachbearbeiters müsse irgendwo ein riesiger Papierkorb stehen, sagt Sven Kemmler halb im Scherz. Was ihm wichtig ist: Es geht ihm nicht um eine Grundsatz-Kritik. Mit seinem Sachbearbeiter sei er sehr zufrieden. Über die verschwundene Post wundert er sich aber.

114 Kilometer statt ein paar Meter

Der Weg, den die Unterlagen zurücklegen - vom Briefkasten in Bork, bis zum Sachbearbeiter in Bork - könnte nur wenige Meter betragen. Tut er aber nicht. Er beträgt eher 114 Kilometer. Zumindest ist das die Entfernung zwischen Bork und Köln. Seit dem 27. Februar 2018 haben die Jobcenter nämlich digitale Akten eingeführt, die E-Akten.

Was das bedeutet, erklärt Katja Mintel, Pressesprecherin beim Jobcenter im Kreis Unna: „Die Unterlagen werden zunächst aus dem Briefkasten geholt und vorsortiert, es sind ja zum Beispiel auch Rechnungen dabei.“ Diese bleiben zum Beispiel in Bork.

Die Antrage der Klienten des Jobcenters würden dann aber aus Datenschutzgründen in eine verplombte Kiste gepackt und nach Köln gefahren. Dort werden sie im Scancenter des Jobcenters eingescannt und landen dann schließlich - nach drei Tagen - auf dem Rechner des zuständigen Sachbearbeiters in Bork.

Zumindest gilt das für die meisten Anträge. Medizinische Fragebögen werden nicht eingescannt, erklärt Katja Mintel. Diese Daten seien so sensibel, dass man in diesem Fall darauf verzichte, sie einzuscannen. „Wie solche Fragebögen verschwinden können, kann ich mir auch nicht erklären“, sagt Mintel.

Scannen in Köln soll Fehlerquote minimieren

Eigentlich sei die Idee mit den eingescannten Dokumten ja dafür da, dass weniger Fehler passieren - weil eben alles digital vorliegt, so Mintel. „Wir gehen davon aus, dass sich die Fehlerquote dadurch verringert“, sagt sie. Schließlich handele es sich bei den Scannern auch um technologisch stark ausgerüstete Maschinen, die direkt erkennen würden um welche Art von Dokumenten es sich handele und die Dokumente so direkt in die dafür vorgesehenen Ordner einsortieren.

Wenn sie denn dort landen. „Natürlich wird die Post händisch vorsortiert“, sagt Mintel. Dass etwas wegkomme oder an irgendeiner Stelle etwas schief gehe, dass sei nicht zu vermeiden. „Schließlich sind wir alle Menschen“, sagt die Pressesprecherin. So einen Fall, wie Sven Kemmler ihn geschildert habe, nehme man sehr ernst, sagt Mintel. Aber: „Wir gehen davon aus, dass es sich um Einzelfälle handelt.“

Belegen kann das Jobcenter das aber nicht. Zwar gibt es eine Beschwerdestelle - oder, so nennt das Jobcenter es, ein Kundenreaktionsmanagement. Aber auch dort wird keine entsprechende Statistik über Beschwerden zu verschwundenen Unterlagen geführt.

„Traurige Realität in vielen Jobcentern“

Entsprechende Statistiken gibt es auch beim Verband VdK nicht, der Sozialberatungen anbietet. Margret Böwe, Referentin für Grundsicherung und Armut beim VdK, sagt zum Thema verschwundene Unterlagen: „Das ist leider wirklich traurige Realität in vielen Jobcentern.“ Entsprechende Fälle werden an den VdK herangetragen, es gebe aber auch regional große Unterschiede.

Und was sind die Gründe? „Ich würde vermuten, dass zu wenig Personal für zu viele Fälle zuständig ist“, sagt Böwe. Zudem herrsche auch viele Fluktuation, was zu fehlender Expertise bei manchen Mitarbeitern führe und hinzu kämen viele Systemumstellungen und ein System, das nicht bundesweit einheitlich sei.

Im Amtshaus ist der Briefkasten des Jobcenters.

Im Amtshaus ist der Briefkasten des Jobcenters. © Carina Strauß

Kein Recht auf einen Eingangsstempel

Margret Böwe empfiehlt, Unterlagen zu faxen, da man dann eine Eingangsbestätigung und auch eine Kopie des Dokumentes habe. Noch empfehlenswerter sei persönlich hinzugehen, eine Kopie zu machen und sich diese abstempeln zu lassen.

Das Problem: „Es gibt kein Anrecht auf einen Eingangsstempel“, sagt Böwe. Manche Jobcenter würden einen Stempel vergeben, andere nicht, oder nur für bestimmte Dokumente. Das fordere der VdK und auch andere Sozialverbände aber schon länger, sagt Böwe. Schließlich gehe es bei vielen Anträgen um existenzielle Belange. Ob die Miete gezahlt werden kann oder nicht. „Im schlimmsten Fall können verlorene Unterlagen sogar strafrechtliche Konsequenzen haben, so wie im geschilderten Fall“, sagt Böwe.

Es gebe zwar eine Weisung der Agentur für Arbeit, dass man solche Eingangsstempel auf den kopierten Unterlagen begrüßen würde - aber verpflichtend sei diese Weisung eben nicht. Immerhin mache der VdK aber die Feststellung, dass die Bereitschaft solche Bestätigungen auszustellen zunehme. Es sei teuer und aufwendig, sich Kopien anzufertigen und am Eingang zu warten, damit der Erhalt bestätigt werde, aber so hätten die Betroffenen immerhin einen Nachweis, so Böwe.

Empfehlung für Online-System

Und was empfiehlt das Jobcenter selbst? Katja Mintel verweist auf das Online-System des Jobcenters. Es heißt: gE (für gemeinsame Einrichtungen). Dort könne man den Weiterbewilligungsantrag ausfüllen (für den Erstantrag muss man persönlich ins Jobcenter) und könnte dann auch weitere Änderungsanträge hochladen. „Dann sind sie schon digital“, sagt Mintel. Müssen also nicht mehr gescannt werden. Außerdem könnte der Hochladende direkt sehen, welche Dateien da seien. Dafür gebe es von Mintel eine „absolute Empfehlung.“ Für Probleme verweist sie auf die Beschwerde-Stelle.

Sven Kemmler hat es mittlerweile aufgegeben, Unterlagen in den Briefkasten des Jobcenters einzuwerfen. „Das gilt auch für Post“, sagt er. Er faxt seine Unterlagen inzwischen und hat einen Vorsatz für dieses Jahr gefasst: „Ab diesem Jahr werde ich einfach alles scannen“, sagt er.

Kontakt bei Lob, Kritik und Anregungen
Zuständig für Beschwerden beim Job-Center ist Annliese Kling vom Kundenreaktionsmanagement im Jobcenter im Kreis Unna 02303/25381090 oder über das Kontaktformular „Der direkte Draht“ auf der Website des Jobcenters. „Auch dieser Weg führt zu Frau Kling“, sagt Pressesprecherin Katja Mintel. *an dieser Stelle hatten wir ursprünglich eine veraltete Nummer angegeben. Wir bitten den Fehler zu entschuldigen.
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